Saaldienst
Du bist der verlängerte Arm der Kongress-Organisation in einem Tagungsraum. Du bist Ansprechpartner für Referenten und Moderatoren, hilfst den Teilnehmern beim Einlass und kümmerst dich auch sonst um einen angenehmen Ablauf in deinem Vortragsraum.
Dein Platz ist in der ersten Reihe in der Nähe des Rednerpultes oder der Treppe zur Bühne mit Blickkontakt zu den Referenten und Moderatoren.
Bitte desinfiziere die Flächen regelmäßig nach den Sitzungen.
Vorträge sind das Herzstück eines Kongresses, daher achte bitte immer auf:
- Gute Tonqualität, keine Störgeräusche
- Gute Bildqualität, freie Sicht auf die Leinwand für die Teilnehmer, Lichtverhältnisse
- Geregelter Ablauf beim Referentenwechsel
- Alle Fluchtwege sind frei und die Türen beim Start der Vorträge geschlossen
Tätigkeitsbereiche im Überlick
Vor Beginn der Sitzung (Session)
- Ist der Saal sauber und aufgeräumt?
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Aufstellen der Namensschilder für den Vorsitz (Prismenschilder)
Leere Prismenschilder bitte vom Vorsitztisch entfernen - Bitte Wasser & Gläser für Vorsitz und Redner bereitstellen, diese jedoch NICHT öffnen
- Laserpointer/Funk-Maus vorhanden und funktionsfähig
- Clip-Mikro bereithalten und bei Bedarf Referenten anlegen
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Prüfe ob alle Vorträge für die Session rechtzeitig vorhanden sind
Wenn Vorträge fehlen, kläre bitte mit der Chefhostess ab, ob es eine Änderung in der Sitzung gab und gebe ggfs. dem Vorsitz diese Information weiter
Während der Vorträge
- Verlasse bitte unter keinen Umständen deine Position, laß dich unbedingt ablösen
- Bitte achte auf einen reibungslosen Ablauf bei den Referenten
- Bei Fragen im Publikum bist du behilflich und reichst ein Mikro wenn nötig
- Stelle sicher, dass die Raumtemperatur angenehm ist und informiere uns falls nicht
- Du bist stets ansprechbar und nimmst Wünsche der Vorsitzenden entgegen
- Achte bitte auch auf das Einhalten der Zeiten
Nach einer Sitzung (Session)
- Kontrolliere den Saal auf verlorene Gegenstände
- Zu den Pausen bitte die Pausen-Slides starten
- Ausfüllen des Raum-Protokolls über den Link in der Menüleiste. Falls eine Sitzung hier nicht erscheint, bitte ein Blanko-Formular verwenden.
- Kontrolle ob Laserpointer/Funkmaus noch am Platz
- Benötigst Du Hilfe durch Reinigungskräfte? (z.B. nach Lunch-Symposien)
- Wasser und Gläser nachbestellen falls notwendig
Wenn der Saal voll ist....
Der Saal ist voll, wenn alle Plätze belegt sind und die ersten Personen hinten im Raum stehen
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Schicke eine Nachricht an die Chefhostess, dass der Saal komplett voll ist
Bitte beachte, dass keine Personen mehr in den Raum gehen -> bleibe innen an der Türe stehen, bis die Chefhostess kommt
Wenn die Chefhostess da ist, gehe bitte wieder nach vorne
Fragen, die von Teilnehmern kommen können:
- Wo erhalte ich das Hauptprogramm des Kongresses?
- Woher bekomme ich die Kongresstaschen?
- Wie komme ich zum Plenum des Kongresses?
- Wo finde ich die Toilette?
- Wo finde ich einen Aufzug?
- Wo ist die Garderobe?
- Wie komme ich zur Industrieausstellung?
- Wo finden die Kaffeepausen oder das Mittagessen statt?
- Gibt es kostenfreies WLAN? Was sind die Zugangsdaten für das WLAN?
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Alle Antworten auf diese Fragen findest du im Industrieprogramm. Bitte informiere dich vor deinem Einsatz.
Tipp: Markiere dir wichtige Inhalte mit Post-its.