Tagungsbüro
Wo, wann und vor allem was?
Als Personal am Tagungsbüro fungierst du als Ansprechpartner für alle Teilnehmer / VIP’s / Kunden.
Am Tagungsbüro bist du die erste Kontaktperson des Teilnehmers auf dem Kongress.
Daher lautet die 1. Devise:
Deine Aufgaben am Tagungsbüro:
- Persönlicher Kontakt mit ALLEN Kongressteilnehmern
- Tagungsbüro = Anlaufstelle für Auskünfte über die Veranstaltung (Programmablauf) sowie Wegweisung im Haus und über den Veranstaltungsort (z.B. öffentliche Verkehrsmittel, Parksituation)
- Bearbeiten von Neuanmeldungen und vorangemeldeten Teilnehmern über das Registrierungssystem mit der Ausgabe der Kongressunterlagen
- Du führst Zahlungsvorgänge selbstständig via Barzahlung und Kartenzahlung durch
- Betreuung von geladenen Referenten und VIP-Gästen
- Hinweis auf Teilnahmebescheinigung geben
Du bist stets höflich und serviceorientiert
Sorgfältiger Umgang mit unserem Registrierungssystem / Kassen
Weisungen der Interplan-Mitarbeiter befolgen
Du solltest viele Informationen schnell aufnehmen und richtig wiedergeben können
Fragen, die von Teilnehmern kommen können:
- Kann ich hier meine Fortbildungsnummer scannen?
- Ich möchte nur ganz kurz in die eine Sitzung. Dafür muss ich mich doch nicht extra anmelden oder?
- Stellen Sie mir die Anwesenheitsbestätigung aus?
- Aber ich habe gestern den ausstehenden Betrag überwiesen?
- Warum liegt keine Anmeldung für mich vor? Diese habe ich doch schon vor Wochen vorgenommen?
- Ich muss in 5 Minuten einen Vortrag in der Sitzung halten. Wo muss ich hin?
- Wie komme ich zur Industrieausstellung?
- Ich komme für einen Kollegen und übernehme seine Registrierung
- Allgemeine Fragen wie z.B. Wo ist der Raum XY? Wo befindet sich die Garderobe?
- Für diese Position ist das Briefing vor Ort sehr wichtig. Hier wird dir der Umgang mit dem Registrierungssystem sowie den anfallenden Fragen ganz genau erklärt und dir die Inhalte per „Learning by doing“ vermittelt. Das bedeutet du wirst auch bereits beim Briefing selbst alle Situationen an deinem Arbeitsplatz testen können.
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Viele Antworten auf diese Fragen findest du im Industrieprogramm. Bitte informiere dich vor deinem Einsatz.
Tipp: Markiere dir wichtige Inhalte mit Post-its.